APPLICARE IL PROJECT MANAGEMENT AL PROCESSO DI VENDITA

Il processo di vendita è composto da

 

 

Questi step possono rappresentare deliverable di progetto o possono rappresentare fasi diverse di uno stesso progetto:

  • Identificare i bisogni
  • Sviluppare e presentare la proposal”
  • Chiudere la vendita
  • Erogare il servizio
  • Sviluppare nuove opportunità

Si.Forma®ha sviluppato un “framework” per migliorare la gestione dei progetti di vendita ed aumentare le probabilità di chiusura di una vendita.

Si tratta di un “framework “molto pratico ed utilizzabile in qualsiasi settore produttivo, ivi inclusi i servizi.

Molte aziende per poter procurare contratti rispondono a Request for Proposal (RFP) e molto spesso l’assenza di un “framework” o di un corretto approccio impedisce di avere un’offerta qualificata o qualificante agli occhi del cliente finale.

Di seguito si evidenziano alcuni passaggi fondamentali per poter sviluppare una “proposal” professionale e di successo.

  • L’analisi dei requisiti
  • La definizione di una strategia di proposal che sia “compliance” alla richiesta di offerta
  • La preparazione della Proposal coordinando il gruppo di tecnici
  • Condivisione della Proposal con l’interfaccia verso il cliente
  • Preparazione per la sottomissione o presentazione

Analisi dei requisiti: Research and Planning

L’analisi dei requisiti da soddisfare è uno degli step fondamentali per generare una proposal di successo. Essa prevede il popolamento di una “matrice di traccabialità dei requisite” che possono essere raccolti solo ed esclusivamente in interazione con gli stakeholder che saranno stati preventivamente individuati, analizzati e per essi si sarà stabilito un approccio strategico di coinvolgimento.

Le competenze che un project manager, quindi, deve potenziare per poter rispondere adeguatamente alla RFP è l’identificazione degli stakeholder partendo da una corretta analisi del business. Solo dopo una corretta analisi del business, si potranno implementare tutte le tecniche tipiche della raccolta dei requisiti. Abbiamo verificato come sia molto riduttivo fermarsi alle ricerche di mercato standard. E’ necessario contestualizzare il business del cliente e sviluppare focus group e brainstorming con gli stakeholder più influenti e maggiormente informati per poter rilevare i requisiti corretti e comprendere gli effettivi bisogni del cliente e su cui impostare la strategia di Proposal.

Preparing the Bid

Quando un project manager con competenze di “bid management” prepara una proposal assume un obbligo importante: comunicare il valore dell’azienda, della proposta e del gruppo che implementerà la proposta. Ha, quindi, l’obbligo di definire una strategia di risposta alla richiesta di offerta che sia basata su tali obiettivi. La capacità di sviluppare un’opportuna proposta si fonda su una corretta analisi dei requisiti ed importanti capacità di conduzione di sessioni di creatività e tecnicismo oltre che opportune competenze di “business analysis” ed equilibri economici/finanziari.

Submit the Bid

La proposta così realizzata dovrà essere sottomessa al gruppo di Sales perché possano esprimersi sui contenuti, sull’articolazione. Il gruppo di “sales” spesso è l’interfaccia verso il cliente e perciò rappresenta uno stakeholder importante per il progetto.

Il gruppo di “sales”, quindi, è il primo cliente, è il cliente interno che dovrà essere convinto della bontà della proposta formulata e della soddisfazione dei bisogni di cui essi hanno la più diretta percezione data l’interazione diretta con il cliente.

Dal gruppo di “sales” ci si aspetta l’assenso alla proposta economico/finanziaria

Dovrà esserci disponibilità alla revisioni conducendo opportunamente i meeting collegati.

Presentation Platform

La proposal così rivista deve essere resa sottoforma di “presentazione” coerente e corretta verso il cliente. Il project manager specializzato in progetto di “bid management” dovrà curare la verifica delle risorse tecniche e logistiche perché la presentazione sia erogata così come è stata immaginata. Ciò che è stato immaginato è alla base della strategia di “proposal”.

Getting the Contract Award

La consegna definita al gruppo di sales crea una continuità e la consapevolezza che il successo del sales dipende da un’ottima conduzione del processo di “bid development” ed un ottimo allineamento fra la strategia di “bid management” e la strategia di sales. Un coordinamento basato su specifiche tecniche di gestione dei progetti.

Considerazioni strategiche

Capita spesso durante i corsi di formazione o durante i workshop gratuiti che, all’evidenza della sintesi del framewok come innanzi esplicitato, qualche persona concluda: “ovvio, io lo faccio sempre, io faccio così!”.

Abbiamo sperimentato empiricamente che così non è. Il processo con cui si gestiscono le offerte viene svolto, spesso, in assenza di un framework collaudato ed in assenza dell’applicazione di una specifica metodologia di “governance”. Si giunge a formulare l’offerta entro i tempi stabiliti ma senza aver basato il contenuto su un’analisi strutturata e metodologica dell’analisi dei requisiti espliciti e non al fine di soddisfare nel modo migliore possibile i criteri di selezione. Spesso manca una strategia di “bid management”.

Il framework, la conoscenza approfondita della metodologia di project management applicata allo sviluppo delle “proposal” può migliorare le performance dello sforzo compiuto nella formulazione delle “proposal”.

Cosa significa “migliorare le performance” delle proposal?

Significa avere maggiori possibilità di trasformare le proposal in contratti.

Quali logiche fondamentali vanno potenziate e/o riviste nel processo di “determinazione delle proposal”?

Va innanzitutto migliorata la consapevolezza dell’importanza della raccolta dei requisiti che a loro volta richiedono un’attenta individuazione degli stakeholder e delle loro strategie di coinvolgimento.

La “proposal”, infatti, deve soddisfare i criteri di selezione delle Richieste di Offerta che ha emesso il potenziale cliente.

Ma come interpretare i criteri? Quali sono le tecniche e gli strumenti opportuni per interpretare i criteri? Quali sono i bisogni effettivi a cui occorre rispondere? Come individuare i bisogni effettivi da soddisfare partendo dalla RFP che ci ha consegnato il cliente potenziale?

Ecco, il “project manager” con la conoscenza approfondita della metodologia di “governance” applicata ai progetti di “bid management”, può aumentare le possibilità di trasformare la richiesta di offerta in contratto migliorando la redditività aziendale e raggiungendo il “delivery value” di cui abbiamo discusso in uno specifico articolo

In particolare, il project manager di una bid proposal occuperà il suo tempo iniziale ad individuare gli stakeholder giusti a cui applicare un corretto approccio di coinvolgimento per declinare nel miglior modo possibile i requisiti della RFP.

Individuati stakeholder e requisiti, il project manager si preoccuperà di definire un ambito finalizzato a “vendere non solo il prodotto o il servizio della RFP, ma a comunicare il valore del servizio ed il valore dell’azienda dimostrando di essere in grado di soddisfare i requisiti dei criteri di selezione.